Статья 66 ТК РФ устанавливает: работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней. Следовательно, при принятии решения об аннулировании трудового договора в порядке ст. 61 ТК РФ (т.е. при признании его незаключённым), записи в трудовую книжку «несостоявшегося» работника работодатель не производит.

К работодателям, обязанным вести трудовые книжки, относятся:

1. Юридические лица (организации).
В соответствии с п. 1 ст. 48 Гражданского кодекса РФ, «юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету».

Порядок регистрации юридических лиц установлен Федеральным законом от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее - Закон о регистрации). Данные государственной регистрации включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления. Юридическое лицо считается созданным со дня внесения в указанный реестр соответствующей записи.

2. Физические лица - индивидуальные предприниматели: физические лица, зарегистрированные в порядке, установленном Законом о регистрации, в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и иные лица, чья профессиональная деятельность в соответствии с федеральными законами подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления указанной деятельности.

В соответствии со ст. 66, частью первой ст. 309 ТК РФ (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ), работодатели - индивидуальные предприниматели со 2 октября 2006 г. обязаны были вести трудовые книжки на своих работников (т.е. тех работников, с которыми они находились в трудовых отношениях по состоянию на 02.10.2006 г.). Это означает, что эти работодатели должны были 2 октября 2006 г. завести новые трудовые книжки на тех работников, которые их никогда не имели, а также истребовать трудовые книжки у работников, имевших трудовые книжки, и внести в них соответствующие записи о работе.

Записи в трудовую книжку работника могли выглядеть следующим образом:

Запись в трудовой Сведения о работе.

Примечание:
В предложенных примерах в графе «дата» отражена фактическая дата начала работы у индивидуального предпринимателя по действующему по состоянию на 02.10.2006 г. трудовому договору, которая содержится в приказе о приеме на работу, изданном работодателем (в первом примере) или в трудовом договоре, поскольку работодатель приказ о приеме на работу не издавал (во втором примере).
Мнение Минздравсоцразвития РФ по вопросу оформления трудовых книжек работодателями - индивидуальными  предпринимателями  содержится  в письме от
30.08.2006  г. № 5140-17 («Официальные документы», № 37, 26.09.2006), а разъяснение Федеральной службы по труду и занятости по данному вопросу - в письме от 31.10.2007 г. № 4414-6 («Нормативные акты для бухгалтера», 2007, № 23).

В период с 01.02.2002 г. (дня вступления в силу ТК РФ) до 02.10.2006 г. факт работы у индивидуальных предпринимателей подтверждается письменными трудовыми договорами, оформленными в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений. До 01.02.2002 г. трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, мог подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда (см. Письмо Министерства труда и социального развития РФ от 04.02.1997 г. № 28-6).

Не имеют права производить записи в трудовых книжках:

1. Работодатели - физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (т.е. лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства) - часть вторая ст. 309 ТК РФ.

Документами, подтверждающими время работы у работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, в период с 01.02.2002 г. (даты вступления в силу ТК РФ) по настоящее время являются письменные трудовые договоры.

В соответствии с п. 10 Правил подсчета стажа, п. 10 Правил подсчета стажа для больничных, периоды работы у отдельных граждан по договорам (домашние работницы, няни, секретари, машинистки и другие) за время до заключения трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг, подтверждаются договором между нанимателем и работником, зарегистрированным в профсоюзных органах, и документом территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации или территориального налогового органа об уплате обязательных платежей, документом работодателя об уплате за период этой работы платежей на социальное страхование.

2. Лица (юридические, физические), заключающие с гражданами договоры гражданско-правового характера (трудовые соглашения, договоры подряда, договоры возмездного оказания услуг, договоры с авторами результатов интеллектуальной деятельности, лицензионные и пр. договоры).

В соответствии со ст. 8 и 9 Правил подсчета стажа, периоды работы по договору гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг, подтверждаются указанным договором, оформленным в соответствии с гражданским законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, и документом работодателя об уплате обязательных платежей.

При этом продолжительность периода работы, включаемого в страховой стаж для установления трудовых пенсий, определяется согласно сроку действия договора, соответствующему периоду уплаты обязательных платежей. В случаях, когда срок действия договора не установлен, продолжительность указанного периода определяется исходя из периода уплаты обязательных платежей.

Периоды работы по авторским и лицензионным договорам подтверждаются указанными договорами, оформленными в соответствии с гражданским законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, и документом территориального органа Пенсионного фонда РФ или территориального налогового органа об уплате обязательных платежей.

При этом продолжительность периода работы, включаемого в страховой стаж, определяется согласно сроку действия договора, соответствующему периоду уплаты обязательных платежей. В случаях, когда срок действия договора не установлен, продолжительность указанного периода определяется исходя из периода уплаты обязательных платежей.